A automação de processos nas empresas tem sido uma forma de otimizar tarefas de trabalho, acabar com ações repetitivas, reduzir custos e aumentar a produtividade. O resultado dessas ações é uma empresa mais competitiva e clientes mais satisfeitos. Mas quais são algumas das vantagens e desafios desta independência ? Descubra abaixo o que sua área de negócios precisa saber para implementar a automação de processos. Por que você deve automatizar processos? Ter processos automatizados pode trazer muitos benefícios para as empresas, tornando o trabalho mais fácil e permitindo que funcionários e gerentes desempenhem funções mais estratégicas. O desempenho é aprimorado em todos os processos, o que significa que melhores resultados são alcançados. Redução de tempo: O uso da tecnologia agiliza o desempenho das tarefas, elimina tarefas repetitivas que serão realizadas por robôs ou softwares e também localiza gargalos para otimizar a produção e outras operações. Otimização de custos : Processos automatizados e mais eficientes requerem menos custos e desperdício. Monitoramento constante: Por meio de um sistema integrado, podemos monitorar constantemente indicadores de desempenho pré-estabelecidos para acompanhamento e controle dos processos. Relatórios e métricas: A automação de processos também permite o acesso a métricas, gráficos e relatórios que fornecem análises de dados muito precisas, o que nos fornece informações mais assertivas para a tomada de decisões. Veja todos os benefícios da automação de processos e como ela funciona. Com tantas vantagens, as organizações que conseguirem se adaptar à gestão de processos por meio de sistemas tecnológicos sairão na frente. Porém, depender exclusivamente da TI para que isso aconteça pode gerar atrasos ou desafios. É por isso que o BPMS foi escolhido por muitas empresas: Ele permite que as áreas de negócios automatizam processos simples sem tanta dependência. O que é BPMS? BPMS significa Business Process Management Suite, ou seja, a ferramenta que permite a automação de todos os processos de ponta a ponta. Nesse sistema, é possível modelar processos além de analisá-los, tomar decisões sobre eles, alterá-los e monitorá-los. Portanto, dentro do mesmo ambiente, ao qual qualquer pessoa da empresa pode ter acesso, você pode encontrar tudo o que precisa para atingir os objetivos estratégicos da empresa. Para realizar a automação de processos de forma simples e sem a necessidade de profundo conhecimento técnico, é necessário escolher uma boa ferramenta BPMS que contará com características como: Desenvolvimento de baixo código O baixo código é um processo que permite o desenvolvimento de software e o torna mais simples em comparação com o método de codificação usual. Sua interface é mais intuitiva com módulos de arrastar e soltar. O projeto de processos no BPMS é realizado por meio de notações, que são representações gráficas que padronizam os processos e os tornam mais compreensíveis e mutáveis. As notações BPMN , por exemplo, são amplamente utilizadas no mercado. Com eles, é possível visualizar todas as etapas do workflow e tomar decisões rapidamente. Para que os profissionais de TI realizem a automação de processos, é necessário fornecer-lhes treinamento adicional . Falaremos sobre treinamento mais adiante neste post. Vantagens e desvantagens de não depender de profissionais de TI Primeiro, por que é interessante não usar um profissional de TI para automatizar um processo? Basicamente, a autonomia oferecida no BPMS contribui para agilizar os processos e economizar tempo. Vamos imaginar que toda vez que você precisa redesenhar seus processos, você precisa esperar por um código complexo do departamento de TI. Muitas empresas não têm departamentos de TI na equipe porque optam por terceirizar a TI o que é uma tendência crescente no Brasil. Esperar por uma solução de terceiros pode atrasar muito as operações. A boa notícia é que o BPMS está sempre melhorando e adicionando recursos para tornar a automação mais fácil. Porém, é preciso considerar que a empresa pode encontrar desafios durante esse processo. Automação é, em qualquer caso, desenvolvimento de software, e embora tenhamos muitos conhecimentos sobre BPMN. Saber definir papéis dentro do sistema e integrá-los aos dados dos usuários ou, em outras palavras, estabelecer quem está encarregado de cada processo e a quais requisitos de login e interface eles terão acesso. Estabelecer e implementar regras de negócio, utilizar o modelo de dados necessário aos processos e aplicar indicadores de desempenho, entre outros. Uma boa solução é escolher um BPMS eficaz e também ter suporte de TI para questões mais complexas. Treinamento de automação de processos Com ou sem TI, ao escolher seu provedor de BPMS, é essencial que a equipe de negócios seja treinada de forma eficiente para que adquira as habilidades necessárias para realizar a modelagem de processos. O treinamento deve abranger os seguintes aspectos: Quais automações o sistema pode realizar, para que possamos pensar em possibilidades para tornar o trabalho mais fácil para o usuário final. Como funciona a estrutura de dados do BPMS e, portanto, permite que os funcionários tomem as decisões do processo. Qual é a capacidade de integração com outros sistemas e como é possível avaliar as informações disponíveis no ECM, CRM e outros softwares. Como funciona a permissão das raias (grupos de atividades ou funções de processo). Portanto, a modelagem já incluirá a forma como as raias funcionam, de forma que respeitem as regras do negócio. Como alterar configurações fáceis para adaptar os processos de acordo com qualquer notícia ou melhoria possível. Como extrair relatórios para ter acesso às informações, analisá-las e tomar decisões estratégicas, entre outros. Durante o treinamento, é necessário que os departamentos gerenciais entendam o potencial da ferramenta, para que ela possa ser utilizada da maneira correta no dia a dia e tenha o máximo de eficiência. Depois de ler isto, você acha que seus departamentos de negócios são capazes de realizar a automação de processos? Como dissemos anteriormente, escolher o BPMS certo é um fator chave para essa mudança.

Como um sistema de automação pode otimizar os processos da sua empresa

A automação de processos nas empresas tem sido uma forma de otimizar tarefas de trabalho, acabar com ações repetitivas,... Read More